RGPD y datos de clientes en una peluquería: lo que necesitas saber

Qué datos personales trata una peluquería

En el día a día de un salón manejas más datos de los que crees:

• Datos de contacto: nombre, teléfono, correo electrónico.
• Historial de servicios: qué tratamientos ha recibido, con qué productos.
• Datos de salud (si los hay): alergias, problemas de cuero cabelludo. Estos son datos sensibles y tienen protección reforzada.
• Imágenes: si haces fotos del resultado para Instagram o tus archivos.
• Datos de pago: si guardas información sobre cómo paga (aunque los datos de tarjeta nunca debes guardarlos tú directamente).

La base legal: por qué puedes tratar esos datos

El RGPD exige que exista una razón válida —llamada base legal— para tratar los datos de una persona. En una peluquería las más habituales son:

• Ejecución de un contrato: el nombre y teléfono que usas para gestionar la reserva entran aquí. Lo necesitas para prestar el servicio.
• Interés legítimo: los recordatorios de cita, por ejemplo, pueden ampararse en que son necesarios para el desarrollo normal del servicio.
• Consentimiento: para usar fotos de la clienta en redes sociales o para enviarle comunicaciones de marketing, necesitas su permiso explícito.

El consentimiento: cuándo necesitas pedirlo y cómo

No siempre necesitas un consentimiento firmado. Pero hay situaciones donde sí es necesario:

• Antes de publicar una foto de la clienta en Instagram o en tu web.
• Antes de añadirla a una lista de difusión de WhatsApp para mandarle promociones.
• Antes de ceder sus datos a terceros (por ejemplo, a una plataforma de reservas externa).
• Cuando el tratamiento de datos va más allá de lo estrictamente necesario para la cita.

El consentimiento debe ser libre, informado y fácil de retirar. Una casilla marcada de antemano no vale.

Cuánto tiempo puedes conservar los datos

El RGPD dice que no puedes guardar datos más tiempo del necesario. Para una peluquería, lo razonable es:

• Datos de contacto y citas: mientras la clienta sea cliente activa y un tiempo razonable después (algunos profesionales aplican 2-3 años).
• Datos fiscales y de facturación: el mínimo legal es 5 años.
• Imágenes: mientras tengas el consentimiento vigente.

Derechos de tus clientas

Cualquier persona cuyos datos tratas tiene derechos que tú debes respetar:

• Acceso: puede pedirte qué datos tienes sobre ella.
• Rectificación: puede pedirte que corrijas datos erróneos.
• Supresión (derecho al olvido): puede pedirte que borres sus datos si ya no son necesarios.
• Portabilidad: en algunos casos puede pedir sus datos en un formato que pueda llevarse a otro proveedor.
• Oposición: puede oponerse a ciertos usos de sus datos, como recibir publicidad.

WhatsApp e IA: puntos de atención específicos

WhatsApp: cuando usas WhatsApp para gestionar reservas, los datos de tus clientas pasan por los servidores de Meta (EE.UU.). Esto tiene implicaciones bajo el RGPD. No significa que no puedas usarlo, pero debes ser consciente y, si es posible, informar a tus clientas de ello en tu política de privacidad.

Herramientas de IA: si usas un recepcionista con IA que gestiona reservas y mensajes, esa herramienta trata datos de tus clientes en tu nombre. Eso la convierte en un encargado del tratamiento bajo el RGPD, lo que significa que debes firmar un contrato con ese proveedor que regule cómo trata los datos. Elige proveedores que almacenen los datos en Europa y que ofrezcan ese contrato de forma clara. Más información en peluquerías, IA y RGPD. También puedes revisar nuestra Política de privacidad como referencia.

Qué documentación mínima deberías tener

• Registro de actividades de tratamiento: un documento interno donde describes qué datos tratas, para qué y durante cuánto tiempo.
• Política de privacidad: un texto visible para tus clientas (en web, en la recepción) que explique cómo usas sus datos.
• Contratos con proveedores: si usas software de reservas, herramientas de IA u otras plataformas que tratan datos de tus clientes.